Secretária(o) Executiva(o) - São Paulo/SP
DESCRIÇÃO DA VAGA:
Buscamos um(a) Secretária(o) Executiva(o) / Recepcionista para atuar na cidade de São Paulo/SP.
Esta é uma oportunidade Presencial e destina-se a candidatos(as) de São Paulo/SP.
Encorajamos fortemente a candidatura de pessoas negras, de pessoas da comunidade LGBTQIAPN+, pessoas 46+, e/ou de pessoas com deficiência. Diversidade, Equidade e Inclusão nos tornam MELHORES, pois diferentes perspectivas e opiniões ampliam possibilidades e permitem criar soluções FORTES, OUSADAS E CRIATIVAS.
RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES
Para te ajudar a entender melhor esta oportunidade, aqui estão algumas responsabilidades:
- Hospitalidade: Atuar como ponte de contato para os clientes, oferecendo um serviço cordial e profissional. Responder a consultas por telefone, e-mail e pessoalmente, garantindo que todas as interações sejam positivas e memoráveis.
- Gestão de Agendamento: Coordenar e gerenciar as agendas dos sócios, garantindo que todos os compromissos sejam marcados e atendidos de maneira eficiente e oportuna, assim como realizar o agendamento de reuniões e reservas de salas sempre que solicitado.
- Cordialidade: Prestar atendimento de recepção (atender o ramal do prédio, receber correspondências, malotes, etc), recepcionar clientes, servir água e café, ser responsável pela organização das salas para reuniões, eventos, fóruns e happy hour.
- Suporte Logístico: Prestar suporte administrativo, incluindo processamento de documentos, organização de arquivos, controle de estoque referente às reuniões, gerenciamento de correspondências e preparação de relatórios. Auxiliar na organização de viagens, reservas de hotéis, transporte e outras necessidades logísticas dos membros da equipe, garantindo uma experiência tranquila e sem complicações.
REQUISITOS E QUALIFICAÇÕES
Para se juntar a nós é importante que você tenha:
- Pacote Office – Domínio do Pacote Office (Word, Excel, Outlook e PowerPoint) para elaboração de documentos e gestão de agenda.
- Gestão de Agendas e Compromissos – Experiência na organização de calendários executivos e marcação de reuniões.
- Gestão de Viagens Corporativas – Habilidade para cotação e reserva de passagens aéreas, hospedagem e logística de deslocamento.
- Suporte Administrativo – Conhecimento em rotinas administrativas, organização de arquivos e controle de documentos.
- Planejamento e Organização de Eventos – Capacidade de apoiar na realização de reuniões e eventos corporativos.
- Redação Executiva – Boa escrita para elaboração de e-mails, atas e comunicados internos.
- Uso de Ferramentas Digitais – Familiaridade com plataformas de videoconferência (Zoom, Teams) e sistemas de gestão de tarefas.
- Graduação em Administração e ou Secretariado Executivo.
- Disponibilidade para atuar presencialmente de segunda à sexta das 09:00h às 18:48.
Você vai se destacar se possuir:
- Excelência no Atendimento – Capacidade de recepcionar clientes e visitantes com profissionalismo e cordialidade.
- Comunicação Clara e Eficiente – Habilidade para se expressar bem verbalmente e por escrito.
- Postura Profissional – Discrição, respeito à hierarquia e comportamento adequado ao ambiente jurídico.
- Relacionamento Interpessoal – Facilidade para lidar com diferentes perfis de pessoas, agilidade para encontrar soluções práticas para demandas do dia a dia, facilidade para lidar com mudanças de agendas e imprevistos.
- Organização e Proatividade – Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas, antecipar demandas.
- Etiqueta Corporativa – Conhecimento de boas práticas no ambiente empresarial e em eventos institucionais.
- Atenção aos Detalhes – Cuidados com a organização de reuniões, viagens e eventos para garantir o padrão de qualidade.
Ao falarmos sobre benefícios, nosso foco está no bem-estar dos nossos integrantes AMazing. Por isso, oferecemos um ecossistema de felicidade pensado para promover uma vida mais equilibrada e plena:
Aqui nós cuidamos da sua saúde:
- Plano médico e Odontológico pela Unimed;
- Sessões de psicoterapia gratuitas pelo Zenklub;
- Seguro de Vida Prudential;
Nos preocupamos com a sua alimentação:
- Vale Alimentação/Refeição com cartão Flash sem desconto em folha;
- Grupo de Acompanhamento Nutricional;
- Dia da Alimentação Saudável duas vezes por semana.
Nos certificamos de garantir seu bem-estar e qualidade de vida:
- Incentivo à atividade física com TotalPass;
- DayOff no dia do seu aniversário;
- Dia Amazing para os aniversariantes do mês compartilharem momentos inesquecíveis;
- Folga assiduidade;
- Convênios e parcerias diversas com descontos e incentivos de participação;
Garantimos sua mobilidade na jornada presencial:
- Vale transporte sem desconto em folha.
Queremos que você se torne sua melhor versão:
- Acesso à Universidade AM, uma plataforma autoral com mais de 50 cursos para você se desenvolver;
- Cursos de desenvolvimento profissional e pessoal com certificado;
- Treinamentos on-line para você fazer no seu ritmo;
- Convênios com renomadas instituições de ensino;
- Metamorfose VOO – um programa de mentoria para integrantes excepcionais.
Garantimos que sua voz seja ouvida:
- Grupos de Afinidade (Geracional, Gênero, Raça, LGBTQIAPN+, PCD);
- Rodas de conversa;
- Pesquisa interna anual (Censo)
- Licença parental indenizada independente de gênero, para além da pessoa gestante;
- Apoio jurídico e reembolso de despesas relacionadas a retificação documental de pessoas trans;
- Apoio médico e psicológico durante o período de transição de gênero através de diferentes medidas previstas na nossa Política de Diversidade;
Venha ser parte desse ecossistema em constante evolução!
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