#1666 - Secretária Executiva

BM VAGAS em parceria com empresa de grande porte do segmento de franquias, seleciona Secretária Executiva em BH.

Sobre a vaga

Horário: Segunda a Sexta - Feira 8h30 às 19h (1h30 de almoço)

Responsabilidades

Planejamento e atualização contínua da agenda executiva pessoal e profissional
Organização e controle de tarefas via Trello, com:
Priorização e categorização de demandas
Delegação para equipe e alertas de prazos
Mensagens de confirmação de agenda com participantes das reuniões do dia
Organização da agenda conforme guarda dos filhos, respeitando prioridades pessoais
Almoços de networking estratégicos, com curadoria de participantes e locais
Inserção de pausas inteligentes e estratégicas entre compromissos
Antecipação de conflitos de agenda e reorganização proativa
Criação de plano B (horário/local/formato) para reuniões importantes
Briefings emocionais antes de reuniões sensíveis: histórico, clima e posturas
Criação e envio de propostas comerciais personalizadas
Organização e atualização do CRM pessoal do Vinicius (leads, status, anotações)
Garantir a assinatura de contratos com envio, cobrança, confirmação e arquivo
Organização de materiais comerciais e templates atualizados
Envio de brindes/livros personalizados para clientes estratégicos com mensagens especiais
Controle de follow-ups comerciais e pós-reuniões importantes
Controle e aprovação de pagamentos PF (diários e semanais)
Elaboração de RDVs (Relatórios de Despesas de Viagem) com notas organizadas
Organização de comprovantes, controle de vencimentos e envio para contabilidade
Monitoramento de reembolsos e despesas variáveis (viagens, eventos, serviços)
Organização da alimentação diária saudável (marmitas, suplementos, cápsulas)
Agendamento de consultas, check-ups, exames e retornos
Lembretes e controle de pós-procedimentos
Gestão de facilidades pessoais e logísticas: lavanderia, carro, manutenção, serviços pontuais
Garantir que locais de reunião ou trabalho tenham itens preferenciais (café, água, ambiente)
Manutenção de calendário de aniversários e datas importantes (familiares, clientes, equipe)
Organização de presentes, flores e mensagens com antecedência e relevância
Triagem e resposta inicial de e-mails e mensagens (WhatsApp) com filtro de prioridade
Elaboração de resumos semanais com pendências, decisões e próximos passos
Criação de mensagens estratégicas para parabenizações, homenagens ou posicionamentos públicos
Controle de acessos físicos e digitais ao Vinicius – proteção contra desgastes e dispersões
Criação e manutenção de blacklist e whitelist emocional: quem energiza, quem esgota
Monitoramento de menções públicas e exposição digital
Criação de respostas institucionais sensíveis para imprensa ou contatos delicados
Manutenção da Pasta de Blindagem: provas, contratos, mensagens e registros críticos
Preparação de contramedidas discretas para cenários de risco pessoal ou reputacional
Definição de presença estratégica em eventos, mídias e reuniões públicas
Organização de logística, estética e posicionamento de marca pessoal
Supervisão de interações públicas: com quem estar, onde sentar, o que postar ou não postar
Microgestão de Grandes Detalhes
Conhecimento e atenção constante às 5 pessoas mais importantes da vida de Vinicius
Lista de “agrados poderosos” (pequenos gestos com grande valor simbólico)
Antecipação de necessidades emocionais: café antes da reunião, playlist para foco, respiro pós-evento
Preparação dos ambientes com os detalhes certos: luz, temperatura, café, silêncio, layout
Capacidade Para Ser Uma Sombra – O que Só Ela Pode Fazer
Lidar com segredos, contratos, operações sigilosas e manobras táticas sem vazamento
Criar respostas humanas, firmes e diplomáticas para situações tensas

Requisitos

Ensino superior completo em Secretariado Executivo ou áreas afins.
Experiência comprovada na função.
Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint).
Inglês avançado (escrita e conversação).
Conhecimento em organização de eventos.


Habilidades

Excelente comunicação verbal e escrita.
Organização e proatividade.
Discrição e confidencialidade.
Habilidade em resolução de problemas.
Capacidade de trabalhar sob pressão.

Candidatar